> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://academy.predium.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://academy.predium.de/verbrauchsdaten/rechnungen-automatisch-auslesen.md). # Rechnungen automatisch auslesen Predium liest deine Verbrauchsabrechnungen für Wärme, Strom, Wasser und Abfall automatisch aus und ordnet die Positionen den richtigen Gebäuden zu. Du prüfst das Ergebnis und gibst es frei, abgetippt wird nichts mehr. **Kostenpflichtig.** Das automatische Auslesen per Texterkennung gehört zur automatisierten Erfassung, sowohl über die Mailbox als auch beim Upload einzelner Rechnungen. Sprich deinen Ansprechpartner bei Predium an, wenn du die Funktion freischalten möchtest. ### So funktioniert es 1. **Rechnung einreichen:** Du leitest Rechnungen an deine Predium-Mailbox weiter oder lädst sie direkt in Predium hoch. 2. **Automatisch auslesen:** Predium erkennt Versorger, Zeitraum, Verbrauch, Einheit und Kosten. 3. **Zuordnung vorschlagen:** Jede Position bekommt einen Vorschlag für Gebäude und Fläche. 4. **Prüfen und freigeben:** Du kontrollierst die ausgelesenen Werte und gibst die Rechnung frei. **Erst dann entstehen Verbrauchsdaten und fließen in deine Analysen ein.** Rechnungen ohne Auffälligkeiten werden automatisch freigegeben. Alle anderen warten im Reiter **Rechnungen** auf dich, erkennbar oben an der Zahl der Einträge zu prüfen. Zur Prüfung kommt es zum Beispiel, wenn eine Rechnung mehrere Verbrauchsstellen enthält oder einzelne Felder unklar sind. ### Weg 1: Über deine Predium-Mailbox Mit der Freischaltung bekommst du eine eigene E-Mail-Adresse, die fest mit deinem Konto verknüpft ist. Alles, was dort eingeht, wird ausgelesen und deinen Gebäuden zugeordnet. Leite deine Rechnungen als PDF-Anhang an diese Adresse weiter, oder lass sie von deinen Versorgern direkt dorthin schicken. **Wichtig: Nur freigegebene Absender werden verarbeitet.** Sag uns vorab, von welchen Adressen Rechnungen kommen, also eure eigenen Postfächer und die eurer Versorger. Mails von nicht freigegebenen Absendern werden verworfen, ohne dass in Predium etwas erscheint. Wenn ihr einen Versorger direkt schicken lasst, muss dessen Absenderadresse vorher hinterlegt sein. Weitere Regeln für die Einreichung: * Format: PDF, digitale Dokumente ebenso wie Scans * Mehrere Anhänge pro E-Mail sind möglich * Jeder Anhang enthält genau eine Rechnung, mehrseitig ist kein Problem * Adressiere die Mail nur an die Predium-Adresse. Mails mit mehreren Empfängern werden nicht verarbeitet ### Weg 2: Rechnungen hochladen Hochladen können nur Admins deiner Organisation. Alle anderen leiten ihre Rechnungen an die Predium-Mailbox weiter. * **Für das gesamte Portfolio:** Unter Daten > Verbräuche auf **Hinzufügen** klicken. Du musst kein Gebäude auswählen, die Zuordnung passiert automatisch. * **Direkt aus der Lückenanalyse:** Auf das **+** klicken und **Rechnung** wählen. Ziehe die PDFs in das Fenster oder wähle sie aus. ### Automatische Prüfungen **Duplikate.** Eine Rechnung gilt als Duplikat, wenn dieselbe Datei bereits in deiner Organisation liegt oder wenn Rechnungsnummer und Versorger mit einer früheren Rechnung übereinstimmen. Beides wird nur innerhalb deiner Organisation geprüft. Ist auf der Rechnung kein Versorger erkennbar, greift die Prüfung über die Rechnungsnummer nicht, weil Rechnungsnummern nur je Aussteller eindeutig sind. Du kannst eine Rechnung im Review auch selbst als Duplikat markieren, dann bleibt sie dauerhaft ohne Verbrauchsdaten. **Storno- und Korrekturrechnungen.** Predium erkennt sie am Rechnungstyp und legt sie dir **immer zur Prüfung vor**, sie werden nicht automatisch gegen die ursprüngliche Rechnung verrechnet. Trage im Review die Referenz auf die Originalrechnung ein und korrigiere den betroffenen Eintrag dort, wo er entstanden ist. Über den Filter Rechnungstyp findest du alle Stornos und Korrekturen. **Auffällige Werte.** Liegt ein Verbrauch mehr als doppelt so hoch wie im Vorjahr, wird er markiert, damit du ihn gezielt ansehen kannst. ### Status einer Rechnung Im Reiter Rechnungen zeigt die Spalte Status, wo eine Rechnung gerade steht: | Status | Bedeutung | | --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | In Bearbeitung | Die Rechnung wird gerade ausgelesen. | | Zu prüfen | Predium hat etwas gefunden, das du ansehen solltest, zum Beispiel unklare oder fehlende Felder. Öffne die Rechnung, prüfe sie und gib sie frei. | | Aktiv | Die Rechnung ist freigegeben, ihre Verbräuche fließen in deine Analysen ein. | | Duplikat | Die Rechnung liegt bereits vor und wird nicht noch einmal gezählt. | | Automatisch abgelehnt | Das Dokument wurde nicht als Verbrauchsrechnung erkannt, etwa ein Anschreiben. Lade die richtige Datei hoch. | | Manuell abgelehnt | Die Rechnung wurde bei der Prüfung abgelehnt und fließt nicht in den Verbrauch ein. | | Fehlgeschlagen | Die Rechnung konnte nicht ausgelesen werden. Lade die Datei erneut hoch. | | Inaktiv | Die Rechnung gehört zu einem inaktiven Gebäude. Ihre Verbräuche fließen erst wieder ein, wenn du das Gebäude aktivierst. Mehr dazu unter [Gebäude inaktiv setzen](/gebaudedaten-pflegen/gebaude-inaktiv-setzen.md). | ### Was passiert nach der Freigabe Die ausgelesenen Werte erscheinen als Verbrauchsdaten am jeweiligen Gebäude, die Lückenanalyse aktualisiert sich, und die Werte stehen in Auswertungen, Reporting und Export zur Verfügung. #### Wenn eine Position nicht ankommt Einzelne Rechnungszeilen werden bewusst übersprungen, auch wenn die Rechnung insgesamt freigegeben ist. Die Rechnung sieht dann vollständig aus, erzeugt für diese Zeile aber keinen Verbrauch. Das passiert, wenn * die Zeile keinem Gebäude zugeordnet ist, * dem Gebäude die Nettogrundfläche fehlt, * die Menge negativ ist, etwa bei einer Gutschrift, * Abfall stückweise statt nach Gewicht oder Volumen abgerechnet wurde, * bei Wärme oder Strom der Energieträger fehlt. Prüfe in diesen Fällen im Review die Zuordnung und den Energieträger der betroffenen Zeile. #### Rechnungen über mehrere Gebäude Eine Rechnung, die mehrere Gebäude betrifft, wird **nach Nettogrundfläche aufgeteilt**. Predium kann also splitten, aber nur im Verhältnis der Flächen, nicht nach dem tatsächlichen Verbrauch je Gebäude. Wenn sich dein Verbrauch deutlich anders verteilt als die Flächen, erfasse die Gebäude besser einzeln. #### Abschlagszahlungen Abschlagsrechnungen werden wie jede andere Rechnung verarbeitet und erzeugen Verbrauchsdaten. ### Häufige Fragen **Muss ich beim Hochladen das Gebäude auswählen?** Nein, die Zuordnung passiert automatisch. Findet Predium kein passendes Gebäude, kannst du sie im Review nachtragen. **Welche Dateiformate werden unterstützt?** Ausschließlich PDF, digital erzeugt oder gescannt. Andere Formate werden nicht verarbeitet. **Können historische Rechnungen verarbeitet werden?** Ja, du kannst sie jederzeit einreichen. Für größere historische Bestände sprich bitte deinen Ansprechpartner bei Predium an. **Was zählt als verarbeitetes Dokument?** Jeder Anhang, der ausgelesen wurde, unabhängig davon, ob es sich um eine Verbrauchsabrechnung handelt, ob ein Duplikat oder ein Storno vorliegt oder ob das Gebäude in Predium hinterlegt ist. **Werden Heizkostenverteiler-Einheiten umgerechnet?** Nein. Einheiten von Heizkostenverteilern sind ein Verteilschlüssel und keine Energiemenge, Predium rechnet sie deshalb nicht in kWh um. Prüfe solche Zeilen im Review und trag die Menge in kWh ein, wenn sie auf der Rechnung steht. **Kann ich die Daten exportieren?** Ja. Verbrauchsdaten, Lückenanalyse und die Abweichungsauswertung stehen als Export zur Verfügung. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://academy.predium.de/verbrauchsdaten/rechnungen-automatisch-auslesen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.